Facturation : tout ce que vous devez savoir

La facturation est au cœur de la vie d’une entreprise. Bien gérée, elle permet non seulement de sécuriser les paiements et de suivre les flux financiers, mais aussi d’organiser la comptabilité de manière rigoureuse et de respecter toutes les obligations légales et fiscales. Une facture correctement émise est un outil précieux pour prévenir les litiges et assurer la transparence vis-à-vis des clients et de l’administration. Voici tout ce que vous devez savoir sur la facturation.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Définition

Une facture est un document commercial émis par le vendeur ou prestataire à son client. Elle détaille les biens ou services fournis, leur quantité, le prix, et les conditions de paiement.

Elle constitue une preuve que la transaction a bien eu lieu et permet de formaliser les obligations de chaque partie.

La facture joue donc un rôle clé, tant sur le plan juridique que comptable, et est indispensable pour la gestion quotidienne de votre activité.

Quand faut-il facturer ?

La facturation est obligatoire dans certaines situations.

• Pour les clients professionnels, elle doit être émise en deux exemplaires, généralement au moment de la livraison ou de la prestation. Certaines exceptions existent : si plusieurs prestations sont réalisées pour un même client, la facture peut être émise jusqu’à la fin du mois ; pour certains biens exonérés de TVA, le délai peut aller jusqu’au 15 du mois suivant ;

• Pour les clients particuliers, l’obligation est moins stricte. Une facture est nécessaire uniquement si le client la demande, s’il s’agit d’une vente à distance, si le montant d’une prestation dépasse 25 € TTC ou pour certaines livraisons intracommunautaires exonérées de TVA. En dehors de ces cas précis, la facture reste facultative même si elle reste outil pratique pour clarifier la transaction.

Quelles sont les mentions obligatoires et quels risques en cas de non-conformité ?

Les mentions obligatoires

Pour être conforme, une facture doit contenir un certain nombre d’informations essentielles. Parmi elles, nous pouvons notamment citer :

• Date d’émission ;

• Numéro unique basé sur une séquence chronologique continue ;

• Date de la vente ou de la prestation ;

• Numéro de bon de commande du client (si applicable) ;

• Coordonnées complètes du client et du vendeur ;

• Forme juridique de l’entreprise ;

• Numéro SIREN ou SIRET ;

• Numéro de TVA intracommunautaire (si applicable) ;

• Description précise des biens ou services fournis ;

• Prix unitaire ;

• Taux de TVA ;

• Montant total hors taxes ;

• Conditions de paiement ;

• Réductions éventuelles ;

• Frais de transport (si applicables) ;

• Pénalités en cas de retard de paiement (conseillé)

Quelles sont les risques en cas de non-conformité ?

Émettre une facture sans respecter les obligations légales peut entraîner des sanctions importantes dont le montant dépend du type d’erreur :

• Si des mentions obligatoires sont absentes ou incorrectes, chaque omission peut donner lieu à une amende de 15 € par mention. Cependant, si plusieurs erreurs ou oublis figurent sur une même facture, le montant total des amendes est plafonné au quart du montant de la facture.

• Le risque est plus sérieux lorsque vous n’émettez pas de facture alors que cela est obligatoire ou que vous produisez une facture fictive. Dans ce cas, l’amende peut atteindre jusqu’à 50 % du montant de la transaction. Toutefois, si l’opération est régularisée rapidement, l’amende peut être réduite à 5 %.

Au‑delà des sanctions financières, une facture non conforme peut retarder le paiement des clients, compliquer la comptabilité et nuire à la crédibilité de l’entreprise. Il est donc essentiel de s’assurer que chaque facture respecte toutes les mentions obligatoires, soit émise correctement et soit conservée selon les délais légaux !

Zoom sur la réforme de la facturation électronique

La facturation électronique consiste à émettre et recevoir des factures sous format numérique via une plateforme agréée. Elle deviendra progressivement obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA en France. L’objectif principal derrière cette réforme est de moderniser la gestion des factures, sécuriser les échanges, garantir l’authenticité et l’intégrité des documents, réduire les délais de paiement et renforcer la transparence économique.

Sa mise en œuvre se fera progressivement selon la taille des entreprises. À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. À cette même date, les grandes entreprises et ETI devront également émettre leurs factures sous format électronique. Les PME, TPE et micro‑entreprises auront jusqu’au 1er septembre 2027 pour se conformer à cette obligation.

Les bonnes pratiques pour bien facturer

Pour assurer une facturation fiable et éviter toute erreur, nous vous conseillons d’adopter certaines bonnes pratiques comme sur https://www.indy.fr/facturation/.

Commencez par utiliser une numérotation claire et continue pour vos factures, afin de faciliter le suivi et éviter toute confusion. Vérifiez systématiquement que toutes les mentions obligatoires sont présentes sur chaque document, et émettez vos factures dès que possible après la livraison ou la prestation pour garantir des paiements rapides et un suivi efficace.

Pour vous simplifier la vie, pensez à utiliser un logiciel de facturation en ligne comme Indy. Il vous aide à générer des factures conformes, à automatiser la numérotation, à suivre vos paiements et à centraliser vos documents en toute sécurité. Le plus ? Indy vous permettra bientôt d’éditer des factures 100 % conformes à la facturation électronique.

Il est également primordial de conserver soigneusement toutes vos factures et documents comptables pendant au moins 10 ans. Ces derniers peuvent vous être demandés en cas de contrôle fiscal et constituent une preuve de vos opérations, essentielle pour sécuriser votre gestion et respecter la législation.