Interview
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La gestion des contrats dans une entreprise est souvent perçue comme une tâche administrative lourde et peu valorisante. Pourtant, c’est le cœur battant de toute relation commerciale, qu’elle soit avec des clients, des fournisseurs ou des partenaires. De ce fait, conserver des processus archaïques basés sur des classeurs, des courriels et des signatures manuelles est non seulement chronophage, mais représente un risque financier et juridique majeur.
La modernisation de la gestion des contrats, notamment par l’adoption de logiciels de gestion de contrats spécialisés, n’est plus une option, mais une nécessité. Découvrez ici les raisons fondamentales pour lesquelles votre entreprise doit moderniser cette fonction essentielle !
Maîtriser les risques et la conformité
Le paysage réglementaire mondial est en constante évolution (RGPD, lois de lutte contre la corruption et la cybercriminalité, normes sectorielles, etc.). La gestion manuelle des contrats rend alors l’audit et la vérification des conformités extrêmement complexes et coûteux.
En effet, un système moderne comme un logiciel de gestion des contrats dans une entreprise centralise tous les documents dans un coffre-fort numérique sécurisé. Cela permet de garantir que seules les personnes autorisées accèdent à ces informations sensibles. Mieux, cela assure une traçabilité inébranlable de toutes les modifications apportées aux clauses et élimine le risque de versions obsolètes ou non autorisées en circulation.
De plus, les logiciels de gestion de contrats de nouvelle génération intègrent des fonctionnalités qui permettent de baliser et de vérifier automatiquement que les contrats respectent les cadres légaux en vigueur. En cas d’évolution d’une loi, il est possible d’identifier instantanément tous les contrats impactés et de planifier leur mise à jour. Cela réduit donc le risque de litige et d’amendes coûteuses.
Gagner en efficacité et accélérer le cycle commercial
En entreprise, le temps représente de l’argent. Le cycle de vie d’un contrat (de la création à la signature puis au renouvellement) est souvent entravé par des goulots d’étranglement qui ralentissent l’accroissement du chiffre d’affaires. Or, avec un logiciel de gestion de contrats performant, vous avez à disposition des modèles standardisés et la possibilité de générer des documents de manière semi-automatique.
Imaginez réduire le temps de création d’un contrat de plusieurs heures à quelques minutes. L’automatisation s’étend à la validation interne et même à l’envoi pour signature électronique, ce qui accélère considérablement la conclusion des affaires.
Par ailleurs, la modernisation permet également de digitaliser le processus d’approbation. Au lieu qu’un contrat attende dans la boîte mail d’un manager, le système envoie des rappels automatiques et assure que le document passe rapidement de l’équipe commerciale au service juridique, puis au signataire final.
Mettre l’intelligence artificielle au service des contrats
Les solutions de gestion de contrats les plus avancées intègrent désormais l’intelligence artificielle (IA) pour transformer la gestion passive des documents en une source de renseignements actifs. C’est ici que la modernisation prend toute sa dimension stratégique.
Analyse et extraction de données
Un logiciel de gestion de contrat intégrant l’IA est en mesure de lire, de comprendre et d’analyser des volumes massifs de contrats existants, quel que soit le format. Il peut par exemple extraire automatiquement les clauses clés (dates d’échéances, conditions de paiement, obligations de performance) et les transférer dans des tableaux de bord plus facilement exploitables.
De même, le système peut rapidement identifier les écarts entre les contrats signés et les modèles standards de l’entreprise et signaler les clauses à haut risque ou non conformes.
Optimisation des décisions et des renégociations
Grâce à l’intelligence artificielle, les entreprises peuvent exploiter la valeur de leur patrimoine contractuel. De façon pratique, en connaissant précisément la date d’échéance de chaque contrat et les conditions de renouvellement, les équipes peuvent anticiper les renégociations, éviter les reconductions tacites non souhaitées et surtout maximiser la valeur de chaque accord.
Par exemple, l’IA peut suggérer les meilleurs moments pour renégocier avec un fournisseur sur la base des conditions du marché.
Améliorer la collaboration et l’expérience utilisateur
La gestion de contrats implique plusieurs départements, notamment la vente, l’achat, le service juridique ou encore le service financier. La communication n’est pas toujours évidente entre ces différents services. Les solutions modernes de gestion des contrats brisent aussi les barrières et améliorent la collaboration.
En centralisant tous les contrats dans une plateforme unique, on élimine la confusion liée aux multiples versions stockées sur différents disques durs ou courriels. Tout le monde travaille à partir de la même source de vérité, ce qui fluidifie la collaboration et réduit les erreurs.
En outre, les logiciels de gestion de contrat s’intègrent souvent aux outils CRM (Customer Relationship Management) ou ERP de l’entreprise. Cette intégration permet aux équipes commerciales de générer un contrat prérempli directement à partir d’une opportunité dans le CRM, sans avoir à ressaisir d’informations. C’est un processus plus simple et plus rapide pour l’utilisateur.
Pour finir, il est à retenir que la modernisation de la gestion des contrats est un investissement dans l’efficacité opérationnelle, la réduction de risques et la performance financière. En adoptant un logiciel de gestion de contrats dopé à l’intelligence artificielle, votre entreprise transforme une fonction administrative en un véritable levier de croissance. Vous passez d’une gestion réactive et dispersée à une approche proactive, sécurisée et valorisante de votre patrimoine contractuel.
